Voorwaarden

Aanmelding

1.1. Reservering en aanmelding voor een reis
Telefonisch reserveren voor een reis die Tracks Travel aanbiedt is mogelijk. Wanneer Tracks Travel binnen een week na telefonische reservering geen inschrijfformulier van de deelnemer heeft ontvangen komt de reservering automatisch te vervallen. De aanmelding van een deelnemer is definitief wanneer het inschrijfformulier in bezit is van Tracks Travel. Het inschrijfformulier dient zowel ondertekend te zijn door de deelnemer als zijn/haar ouder/begeleider/wettig vertegenwoordiger, zodat beiden te kennen geven akkoord te gaan met de Reis- en Boekingsvoorwaarden en Algemene Informatie zoals vermeld in deze brochure. Zie onder het kopje 'Verzekeringen' verdere voorwaarden tot aanmelding m.b.t. de reisverzekering. Bij aanmelding gaat de deelnemer ermee akkoord dat eventueel van de deelnemer gemaakte foto's tijdens de reis gepubliceerd kunnen worden in promotiemateriaal t.b.v. Tracks Travel. Indien dit niet gewenst is verzoeken wij dit aan te geven bij aanmelding.

1.2. Belang van het volledig en naar waarheid invullen van het inschrijfformulier
Het is van groot belang dat het inschrijfformulier volledig en naar waarheid wordt ingevuld door de deelnemer en/of zijn haar ouder/begeleider/ wettig vertegenwoordiger. Verzoek is om alle vragen zo uitgebreid mogelijk te beantwoorden zodat de vakantiebegeleiding een goed beeld krijgt van het functioneren van de deelnemer. Alleen op deze wijze is het mogelijk de juiste begeleiding te bieden en een goede vakantie voor de deelnemer te garanderen. Onvolledig ingevulde inschrijfformulieren worden niet door Tracks Travel in behandeling genomen.

1.3. Bevestiging van deelname en betaling van de reissom
Na ontvangst van het inschrijfformulier stuurt Tracks Travel binnen twee weken een reserveringsbevestiging/factuur aan de deelnemer. De eerste aanbetaling van 25% van de totale reissom dient binnen 14 dagen na factuurdatum op het bankrekeningnummer van Tracks Travel te zijn bijgeschreven. Het restant van de reissom uiterlijk 8 weken voor de vertrekdatum. De deelnemer ontvangt éénmalig op het woonadres of eventueel afwijkend factuuradres een reserverings- bevestiging/-factuur na eerste aanmelding middels het inschrijfformulier.

1.4. Facturering m.b.t. het Persoons Gebonden Budget (PGB)
Tracks Travel vermeldt het PGB-tarief voor begeleiding tijdens de reizen apart op de factuur. In de meeste gevallen zijn deze begeleidingskosten via het PGB terug te vorderen. Wil je meer weten over het PGB, kijk dan op de website www.pgb.nl

1.5. Laatste bericht voor vertrek van de geboekte reis
Ongeveer 3 weken voor de vertrekdatum ontvangt de deelnemer van Tracks Travel op het op het inschrijfformulier vermelde woonadres: * een brief met gegevens over tijd en plaats van vertrek en terugkomst en een telefoonnummer voor de achterblijvers.
* en paklijst met advies over mee te nemen kleding, zakgeld en overige aandachtspunten m.b.t. de reis.
* naam/adreslabels om aan de bagage te bevestigen. * een voorgedrukte envelop, die bij aanvang van de reis gevuld met (aanvullende) persoonlijke gegevens van de deelnemer aan de reisbegeleiding van Tracks Travel afgegeven moet worden.
Zie ook paragraaf 5.4.
N.B. Bij vlieg- of bootreizen kunnen de gegevens over vertrek- en aankomsttijden later ter beschikking komen. Wijkt de opstapplaats op het laatste bericht af van de door de deelnemer gewenste opstapplaats (deze is te kiezen uit de aangegeven opstapplaatsen bij de betreffende reisbeschrijving in deze brochure), dan dient de deelnemer zo spoedig mogelijk contact op te nemen met Tracks Travel. Bij busreizen wordt op het laatste bericht een telefoonnummer vermeld waarmee vanaf 2 uur voor de officiële aankomsttijd op de terugweg gebeld kan worden met vragen over oponthoud/files onderweg. Tracks Travel belt zelf niet met het thuisfront bij eventueel oponthoud onderweg.

2. Annulering

2.1. Annulering van de reis door de deelnemer
Als een deelnemer zich voor een reis heeft ingeschreven en besluit niet meer mee te gaan, zijn daar kosten aan verbonden.
De hoogte van het bedrag is afhankelijk van het tijdstip waarop er geannuleerd wordt.
* Tot 8 weken voor vertrek de aanbetaling.
* Tot 6 weken voor vertrek de aanbetaling en 25% van het resterende bedrag.
* Tot 4 weken voor vertrek de aanbetaling en 75% van het resterende bedrag.
* Daarna de volledige reissom.
Wanneer de reis in de laatste 4 weken voor vertrek wordt geannuleerd vervalt de verplichting van Tracks Travel tot terugbetaling van enig deel van de reissom. Bij annulering van een reis worden altijd € 25,- administratiekosten aan de deelnemer in rekening gebracht.
N.B. Annulering dient schriftelijk plaats te vinden aan het adres van Tracks Travel. Zonder schriftelijke bevestiging van annulering verplicht Tracks Travel zich in geen geval tot terugbetalen van enig deel van de reissom c.q. kan Tracks Travel de deelnemer aansprakelijk stellen voor de kosten die nog openstaan op moment van aanvang van de reis. Heeft de deelnemer een annuleringsverzekering (zie kopje 'Verzekeringen') via Tracks Travel afgesloten voor betreffende reis en annuleert de deelnemer om grondige redenen zoals gehonoreerd door de annuleringsverzekeraar, dan zijn vanaf dat moment de annuleringsvoorwaarden van de verzekeraar van kracht. Deze voorwaarden staan vermeld achterop de polis van de annuleringsverzekering. Annulering dient in dit geval schriftelijk via Tracks Travel te verlopen. Is er kort voor aanvang van de reis aanleiding voor de deelnemer om de reis te annuleren, brengt u dan zo spoedig mogelijk Tracks Travel ook telefonisch hiervan op de hoogte zodat de nodige maatregelen m.b.t. de reis getroffen kunnen worden.
2.2. Annulering van de reis door Tracks Travel
Tracks Travel behoudt zich het recht voor een reis geen doorgang te laten vinden bij onvoldoende deelname tot uiterlijk 6 weken voor vertrek. In dit geval neemt Tracks Travel contact op met de deelnemer om in overleg te bekijken of er een andere reis is waar de deelnemer zich eventueel voor zou willen aanmelden. Zo ja; dan kan de oorspronkelijke reis - zonder bijkomende omboekingskosten - omgeboekt worden naar een nieuw gekozen reis. Is dit niet het geval, of is er geen plaats meer op de reis van tweede keuze, dan heeft de deelnemer recht op restitutie van de totale reissom, voor zover reeds betaald.

3. Verzekeringen

Een reis- en annuleringsverzekering zijn niet bij de reissom inbegrepen. Het is mogelijk deze via Tracks Travel bij de Europeesche Verzekeringen af te sluiten; dit moet dan op het inschrijfformulier worden aangegeven. De kosten hiervan komen bovenop de reissom. Als er op het inschrijfformulier geen keuze is aangevinkt sluiten wij geen verzekering af. Bij afsluiting van verzekeringen na ontvangst van de reserveringsbevestiging/ factuur brengen wij extra administratiekosten in rekening. Kosten voor het afsluiten van een annuleringsverzekering (Garantie Annulering) bij de Europeesche Verzekeringen bedragen in 2012 9,7% van de reissom. Poliskosten zijn € 3,50. Over premie en poliskosten betaalt u 7,5% assurantiebelasting.
Kosten voor een reisverzekering (standaarddekking, inclusief geneeskundige kosten en dekking bij ongevallen) bedragen in 2011/2012 € 0,60 per dag in Nederland,€ 1,60 per dag in Europa, € 2,50 per dag buiten